カテゴリー : G Suite

[Google Apps] ドキュメントの共有設定を組織内に制限する

Google Apps では管理者用のコンソールからドキュメントの共有設定を組織内に制限することができます。

ドキュメントの共有オプション – Google Apps 管理者用 ヘルプ

今回は「ユーザーはこの組織外のユーザーとドキュメントを共有できません」の設定を有効にする上で、調査した内容を書き残しておきます。

ここでは、組織内のドメインは codenote.net とします。

まず、デフォルトのGoogleドライブの共有オプションは下記のようになっています。

Googleドライブの共有オプション(デフォルト)

google-drive-share-settings-default

これを下記のように設定変更します。

Googleドライブの共有オプション(変更後)

google-drive-share-settings-changed

そうすると、既に組織外のユーザーに共有済みのドキュメントの共有設定まで影響をうけるようでした。なので、例えば、bakorer@gmail.com 宛に共有していたドキュメントはこの設定を有効にすると「権限が必要です」というページが表示されるようになります。この場合、組織内のドメイン codenote.net には共有できます。

google-drive-permission-deny

今まで、bakorer@gmail.com に共有していたドキュメントは別途でグループを作成してそれに共有するという感じで共有設定を移行する必要があります。

グループに追加しても @gmail.com など組織外のメールアドレスには共有できませんでした。

ちょっと制限が増えて面倒ですが、会社の重要な機密情報を外部に漏らさないためにも重要な点なので、しっかり設定しておきたいですね。

Google Apps for Business のカスタマーサポートへの問い合わせ先

Google Apps for Business のカスタマーサポートへの問い合わせ先が、管理者画面から辿りづらいのでメモ。

Enterprise support contact information – Google Enterprise Help

Gmail や Google Drive の細かい設定や仕様について、数時間以内に返答してくれるのはかなり助かります。

これだけでも、ビジネスプランに加入する価値があるんじゃないかな。

[Google グループ] フォーラムの過去のアーカイブを全て削除する方法

Google グループで、フォーラムの過去のアーカイブを全て削除する方法を、公式サポートに問い合わせたのでその回答をご紹介します。


管理 > 情報 > コンテンツ管理 > アーカイブ > オプションの「グループへのメッセージをアーカイブする。」のチェックを外すことで、その後はフォーラムのアーカイブをしないように設定できますが、過去のアーカイブは削除されません。

残念ながら、過去のアーカイブを一括で削除するボタン等はございませんが、以下の手順ですべてのトピックを選択しますと比較的容易にトピックの削除が行えます。

[ すべてのトピックの削除手順 ]
1. グループの画面を表示します。
2. 最新のトピックの左側のチェックボックスをクリックして選択します。
3. 画面右のスクロールバーを何度か下にスクロールしますと最も古いトピックが表示できます。
4. キーボードの [Shift キー] を押しながら最も古いトピックの左側のチェックボックスをクリックしますと、すべてのトピックが選択された状態になります。
5. [操作] > [削除] をクリックします。
6. “トピックの削除確認” が表示されましたら [OK] をクリックします。

[Google Apps] グループの権限のデフォルト設定について

Google Apps で、グループの権限のデフォルト設定についてGoogle公式サポートに問い合わせたので、回答をメモ。


Q1)
新規グループ作成時の権限のデフォルト設定を変更することはできますでしょうか?

A1)
1例といたしまして、管理コンソールから新しいグループを作成いただく際に、アクセス レベルを変更いただくことでデフォルトの権限を変更することが可能です。

Google グループのアクセス設定 – Google Apps 管理者用 ヘルプ


Q2)
特権管理者、管理者がグループのフォーラムを閲覧できないように設定できますでしょうか?

A2)
トピックの表示をグループのオーナーのみに設定し、Google Apps管理者をメンバーとしてグループに追加しても、下記ヘルプ記事に記載の通り、すべての制御が可能なため、フォーラムの閲覧を不可にすることはできません。

Google Groups for Business のセキュリティ – Google Apps 管理者用 ヘルプ


Q3)
グループのフォーラムにメールを残さないようにする設定について

A3)
グループ画面において、管理 > 情報 > コンテンツ管理 > アーカイブ オプションの「グループへのメッセージをアーカイブする。」のチェックを外すことで、フォーラムのアーカイブをしないように設定できます。


以上です。

[Google Apps]「保留中のメッセージ」の機能をオフに設定する方法

Google Apps のグループ機能で、「保留中のメッセージ」をオフに設定する方法をサポートに問い合わせたので、その回答をメモ。

グループ宛に届いたメッセージのうちスパムと判定されたメッセージを保留しないための設定は以下の手順で行えます。

グループ宛に届いたメッセージを保留しないための設定手順

1. グループの管理画面にアクセス
 以下のいずれかの手順でアクセスできる
  - 設定を行うグループの画面右上の [管理] をクリック
  - 管理コンソールの [その他の設定] > [グループ] > [グループ名] > [アクセス設定] をクリック
2. グループの管理画面の左側メニューの [設定] > [管理] をクリック
3. “スパム メッセージ” のプルダウン メニュー で [管理キューをスキップしてグループに投稿] を選択
4. [保存] をクリック

なお、本設定のデフォルトは [管理キューに送信し、モデレーターに通知する] で固定されており、デフォルトの設定を変更することはできないみたいです。それぞれのグループの管理画面にて本設定を変更するしかないです。今後の機能改善に期待ですね。

[Google Apps] メールやグループのメッセージ送信制限など

Google Apps のメールやグループのメッセージ送信制限について、参考になる Google Apps 公式ヘルプのリンクをメモ。

送信に関する制限事項 – Google Apps ヘルプ

Google グループのメッセージに関する制限事項 – Google Apps ヘルプ

たまに、下記のようなDAEMONメールが着て、メーリングリスト(グループメール)が使えなくなることがあります。

こういう場合は、Google Apps で使ってるドメイン以外(例えば、@gmail.com とか)はグループに極力追加しないようにすると良いかもしれません。

Title: Delivery Status Notification (Failure)

To: me@example.com

Delivery to the following recipient failed permanently:

group@example.com

Technical details of permanent failure:
The domain example.com has exceeded its quota for the maximum number of external recipients.

—– Original message —–

以上です。

[Google Apps] ユーザー名(姓名)の変更方法

Google Apps で、ユーザー名(姓名)を変更する方法は、下記の公式ヘルプを見る。

ユーザー名の変更 – Google Apps ヘルプ