[Google Apps] ドキュメントの共有設定を組織内に制限する

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Google Apps では管理者用のコンソールからドキュメントの共有設定を組織内に制限することができます。

ドキュメントの共有オプション – Google Apps 管理者用 ヘルプ

今回は「ユーザーはこの組織外のユーザーとドキュメントを共有できません」の設定を有効にする上で、調査した内容を書き残しておきます。

ここでは、組織内のドメインは codenote.net とします。

まず、デフォルトのGoogleドライブの共有オプションは下記のようになっています。

Googleドライブの共有オプション(デフォルト)

google-drive-share-settings-default

これを下記のように設定変更します。

Googleドライブの共有オプション(変更後)

google-drive-share-settings-changed

そうすると、既に組織外のユーザーに共有済みのドキュメントの共有設定まで影響をうけるようでした。なので、例えば、bakorer@gmail.com 宛に共有していたドキュメントはこの設定を有効にすると「権限が必要です」というページが表示されるようになります。この場合、組織内のドメイン codenote.net には共有できます。

google-drive-permission-deny

今まで、bakorer@gmail.com に共有していたドキュメントは別途でグループを作成してそれに共有するという感じで共有設定を移行する必要があります。

グループに追加しても @gmail.com など組織外のメールアドレスには共有できませんでした。

ちょっと制限が増えて面倒ですが、会社の重要な機密情報を外部に漏らさないためにも重要な点なので、しっかり設定しておきたいですね。

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