カテゴリー : Google Apps

Google スプレッドシートで null 文字 or 1 ~ 100 しか設定できない Data Validation

Google スプレッドシートで 1 ~ 100 の間の値、もしくは null 文字しか設定できないようにする Data Validation のカスタム関数を定義したのでご紹介します。

Google Spreadsheet

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[Google スプレッドシート] 数字を Plain Text に変換するには TEXT(A1,”@”) 関数を使うといいらしい

Googleスプレッドシートで、vlookup の検索キーの部分を Plain text にしているのにエラーが出て無駄に時間を使ってしまうことがありました。

エラーメッセージ
Error
Did not find value in VLOOKUP evaluation.

原因は Plain text になっているように見えて、実はなってなかったという罠でした・・・。再度 Plain text で format したら正常に vlookup できました。

同僚にこの話をしたら、

TEXT(A1,"@")

で、プレーンテキストになりますよ。

ということを教えてもらいました。

以下、TEXT 関数を使って vlookup してみたサンプルです。

Google スプレッドシートの活用スキルがまだまだ足りない。

[Google カレンダー] ゲストへ予定の変更権限を付与する方法

Google カレンダーで他の人の予定にゲスト招待されたときにカレンダーの予定を編集できなくて困るという声を社内でよく耳にするようになりました。

この記事では「ゲストも予定を編集できるようにする設定方法」と「Google Apps でゲストの予定編集権をデフォルト有効にできるか?(結論:できない)」の2点についてご紹介します。

ゲストも Google カレンダーの予定を編集できるようにする設定方法

Google カレンダーの予定を編集する権限をゲストにするには、以下の手順通り編集ページ内の [予定を編集] というチェックボックスを ON にするだけです。

ゲストに、時間の変更や予定のキャンセルなど、予定の変更を許可することができます。デフォルトでは、ゲストは予定を変更できません。

  1. Google カレンダーを開きます。
  2. 予定の詳細ページを開きます(必要な場合は最初に [予定を編集] をクリックします)。
  3. 右側の [予定を変更する] のボックスをオンにします。

[予定を変更する] は英語だと [modify event] という項目です。(下記画像参照)

Google calendar modify event

Google calendar modify event

Google Apps 組織内の Google カレンダーで [予定を変更する] をデフォルトに設定できない

そもそも Google Apps の管理画面から Google カレンダーのデフォルト設定を変更できないのか調べてみたのですが、現状できないようでした。

質問:
Apps 組織内のGoogle カレンダーのGuests can modify event をデフォルトでONにしたい

回答:
このたびは、予定作成時にデフォルトで ゲストの権限の Guests can modify を デフォルトで有効にされたいと伺いました。

大変申し訳ございませんが、現時点で管理コンソール上より、当該機能をデフォルトで有効にする機能は実装されておりません。
お問い合わせいただいた機能については、他のお客様からもご要望がございますため、私より機能改善のリクエストを挙げさせていただきたいと存じます。

まとめ

今後の機能改善に期待したいところです。

[Google Apps] 削除したユーザーの復元/削除したユーザーのドキュメントの復元

退職処理で ドライブのドキュメントのオーナー権限の譲渡 をせず、Google Apps アカウントを削除してしまっていたことがありました・・・。

幸いにも、ユーザー削除してから 5 日間は復元が可能らしく、ユーザーを復活させればドキュメントも復元できるみたいです。

削除してからギリギリ 5 日目でセーフだったので、上記の記事を参考にして復活することができました。

何かあったときのために復旧できる猶予を持たせる仕様は、自分がシステム開発するときにも活かせるなと思いました。

とりあえず、助かりました。ありがとう Google Apps !

[Google Apps] Google Drive の容量を組織単位で購入できるか? → できない

Google Drive の容量を組織単位で購入できるか問合せたところ、できないという回答を頂きました。

Q:
Google Drive の容量を組織単位で購入できますでしょうか?
具体的には、ユーザー個別のアカウントに容量が紐付く形ではなく、組織全体として共有して利用できる購入方法はありますでしょうか?

A:
恐れ入りますが、現状、ドライブの容量を追加いただく場合、ユーザー様の個別アカウントごとに、容量が割り当てられます。
そのため、組織に特定の容量を割り当てていただき、その容量をメンバー内で共有いただくことは、現状できかねます。ご期待にお応えできず、申し訳ございません。

なお、管理者様が割り当てる際の容量は、最小 20 GB から追加いただくことが可能です。
複数のユーザー様に同じ容量を割り当てる場合、割り当て時に組織を選択し、容量を割り当てますと、組織内の複数ユーザーに一度に同容量を割り当てることが可能でございます。

ご利用いただく際は、以下の手順にてお試しいただきますようお願いいたします。

1. Google Apps の管理コンソールにログイン
2. [お支払い] アイコンをクリック
3. ドライブストレージの [ライセンス管理] をクリック
4. [見割り当てのユーザー] の画面で、[組織] のリンクをクリックし、組織を選択し、容量を割り当て


ドライブの容量について(追記:2014/09/09)

ドライブの容量につきましては、管理者が管理する容量と、個人のアカウントが購入する容量の二種類あるらしい。

違いは、管理者が容量の割り当てをコントロールできる/できないの違いだけみたいです。

なお、料金につきましては、以下のページをご参照とのこと。

管理者が購入する容量(Google ドライブ ストレージのライセンス登録の有効化)
個人で購入する容量

1TB が月々 $9.99 か $89.00 ってかなり差があると思うんですけど・・・。

[Google Apps] Googleドライブの共有設定の反映には最大24時間かかる

Googleドライブの共有設定の反映には最大24時間かかるみたいです。

Google のカスタマーサポートに問合せたところ、下記の回答を頂きました。

[質問] Google Appsの共有設定は、設定変更後に即時反映されますでしょうか?

管理コンソールでの設定変更が反映されるまで最大 24 時間かかる場合がございます。

Googleドライブの共有設定によって公開範囲がどうなるのか検証していたのですが、すぐに反映されなかったので正しく検証できなかったという状況でした。

設定反映までタイムラグがあるみたいなので、「あれ?共有設定が変わってないな?」と疑問に思った方は一晩寝て待ちましょう。

[Google Apps] 特権管理者でも共有されていないGoogleドキュメントのオーナーは確認できない

Google Apps で特権管理者から Google ドキュメントのオーナーを確認する方法をサポートに問合せたけどできないみたいです。

特権管理者のみによる、ドメイン内で使用されている Google Drive のオーナーおよび、タイトルの確認についてご連絡いたします。

恐れ入りますが、ドキュメントの共有設定が「非公開-自分だけがアクセスできます」に設定されている場合は、別ユーザーによるオーナーの確認は、特権管理者であっても、できない仕様となっております。

なお、共有設定は、各ドキュメント単位で設定していただくことができます。
ドキュメントの共有設定を「リンクを知っている組織のユーザー」に設定していただきますと、オーナーより、ドキュメントのリンクを送られたユーザーのみアクセス(オーナー確認)が可能となり、また、権限も「閲覧のみ」および「編集可」などカスタマイズしていただけます。以下、ドキュメントの共有オプションについて詳細を記載したヘルプ記事がございますので、念のため、ご案内させていただきます。ご参照いただけますと幸いです。

ドキュメントの共有オプション - Google Apps 管理者用ヘルプ
https://support.google.com/a/answer/60781?hl=ja

当然ですが、共有されている Google ドキュメントはオーナー確認できます。

Google ドキュメントのオーナーを確認する方法については、下記の方法をご利用ください。

オプション 1:
ファイルやドキュメントをプレビューする - ドライブヘルプ
https://support.google.com/drive/answer/2375115?hl=ja&ref_topic=2463645
※プレビューボタンをクリック後、画面右上に表示される帯より、( i ) アイコンの詳細をクリックしてください。

オプション 2:
【新しいドライブの場合】
1. drive.google.com でドライブを開きます。
2. 右上の [ リスト表示 ] ボタン をクリックします。
3. オーナー欄が表示されます。

【以前のドライブの場合】
1. drive.google.com でドライブを開きます。
2. ファイル一覧の上部にある [オーナー] か [最終更新] の横の下向きの矢印をクリックします。
3. オーナーを選択します。

また、ドライブ画面右上にある、詳細と履歴というアイコン ( i ) をクリックしていただくことで、各ドキュメントの最新の更新情報をご確認いただけます。こちらの方法からも、誰が作成し、最後に更新したかが確認できますので、併せてご活用いただけますと幸いです。

[Google Apps] ドキュメントの共有設定を組織内に制限する

Google Apps では管理者用のコンソールからドキュメントの共有設定を組織内に制限することができます。

ドキュメントの共有オプション – Google Apps 管理者用 ヘルプ

今回は「ユーザーはこの組織外のユーザーとドキュメントを共有できません」の設定を有効にする上で、調査した内容を書き残しておきます。

ここでは、組織内のドメインは codenote.net とします。

まず、デフォルトのGoogleドライブの共有オプションは下記のようになっています。

Googleドライブの共有オプション(デフォルト)

google-drive-share-settings-default

これを下記のように設定変更します。

Googleドライブの共有オプション(変更後)

google-drive-share-settings-changed

そうすると、既に組織外のユーザーに共有済みのドキュメントの共有設定まで影響をうけるようでした。なので、例えば、bakorer@gmail.com 宛に共有していたドキュメントはこの設定を有効にすると「権限が必要です」というページが表示されるようになります。この場合、組織内のドメイン codenote.net には共有できます。

google-drive-permission-deny

今まで、bakorer@gmail.com に共有していたドキュメントは別途でグループを作成してそれに共有するという感じで共有設定を移行する必要があります。

グループに追加しても @gmail.com など組織外のメールアドレスには共有できませんでした。

ちょっと制限が増えて面倒ですが、会社の重要な機密情報を外部に漏らさないためにも重要な点なので、しっかり設定しておきたいですね。

Google Apps for Business のカスタマーサポートへの問い合わせ先

Google Apps for Business のカスタマーサポートへの問い合わせ先が、管理者画面から辿りづらいのでメモ。

Enterprise support contact information – Google Enterprise Help

Gmail や Google Drive の細かい設定や仕様について、数時間以内に返答してくれるのはかなり助かります。

これだけでも、ビジネスプランに加入する価値があるんじゃないかな。

[Google グループ] フォーラムの過去のアーカイブを全て削除する方法

Google グループで、フォーラムの過去のアーカイブを全て削除する方法を、公式サポートに問い合わせたのでその回答をご紹介します。


管理 > 情報 > コンテンツ管理 > アーカイブ > オプションの「グループへのメッセージをアーカイブする。」のチェックを外すことで、その後はフォーラムのアーカイブをしないように設定できますが、過去のアーカイブは削除されません。

残念ながら、過去のアーカイブを一括で削除するボタン等はございませんが、以下の手順ですべてのトピックを選択しますと比較的容易にトピックの削除が行えます。

[ すべてのトピックの削除手順 ]
1. グループの画面を表示します。
2. 最新のトピックの左側のチェックボックスをクリックして選択します。
3. 画面右のスクロールバーを何度か下にスクロールしますと最も古いトピックが表示できます。
4. キーボードの [Shift キー] を押しながら最も古いトピックの左側のチェックボックスをクリックしますと、すべてのトピックが選択された状態になります。
5. [操作] > [削除] をクリックします。
6. “トピックの削除確認” が表示されましたら [OK] をクリックします。