G Suite のプランを Basic から Business へ上げて、チームドライブを利用できるようになったので、導入過程で有効にしたカスタマイズ設定をご紹介します。
G Suite の前提知識
Business プランから使える
チームドライブは Basic プランでは利用できず、Business から利用できます。
チームドライブの入門記事
G Suite 公式のスタートガイドとヘルプ記事があります。以下の２つの記事に沿って、設定や理解を深めていけば問題なく理解できると思います。
チームドライブの設定
チームドライブの設定ですが、基本的に チームドライブを管理する - G Suite 管理者 ヘルプ に沿ってデフォルト通りに設定しましたが、一部以下の設定を有効にしました。
ユーザーに他のユーザーのファイルをチームドライブに移動することを許可する
[ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] を有効にしました。
Google 管理コンソール（admin.google.com）で次の操作を行います。 [アプリ] > [G Suite] > [ドライブとドキュメント] にアクセスします。 [移行設定] をクリックします。 [ユーザー オプション] の横にある [ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] を選択します。 [保存] をクリックします。
理由としては、途中からチームドライブを導入したので、今まで利用してきた Google ドキュメントやシートなどを各自でチームドライブへ移行してもらうためには [ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] を有効にするのは、必須要件だからです。
会社の創業時からチームドライブが利用できるなら、[ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] は無効でも良いかもしれません。
管理者による移行の権限をユーザーに委任する
[チームドライブへのファイルやフォルダの移動] の役割を [カスタムの役割を作成] して、各部署の責任者へ付与しました。
Google 管理コンソール に管理者アカウントでログインします。
- 管理コンソールのホームページから、[ユーザー] にアクセスします。
- ユーザーの名前をクリックして、そのユーザーのアカウント ページを開きます。
- [管理者の役割と権限] をクリックします。
- [管理者の役割と権限] が表示されていない場合は、画面下部の [その他の設定] をクリックします。
- ユーザーの現在の役割で付与された権限を表示するには、[権限を表示] をクリックします。
- [カスタムの役割を作成] をクリックします。
ヒント: 詳しくは、カスタムの管理者の役割を作成するをご覧ください。- [権限] タブで [サービス] 次へ [ドライブとドキュメント] 次へ [チームドライブへのファイルやフォルダの移動] チェックボックスをオンにします。
- [変更を保存] をクリックします。
理由としては、フォルダ単位で移動できたほうが簡単だからです。
また、カスタム管理者を各部署の責任者だけに限定したのは、権限の付与がユーザー単位でしか指定できなかったので、全社員へ付与するのは G Suite 管理コンソールからだと手間だったというのも大きな理由です。もしかしたら API 経由だと一括付与できるのかもしれませんが、移行期だけに必要な権限なので、調べていません。
以上、G Suite チームドライブを活用していきたい現場からお送りしました。