G Suite チームドライブの導入・カスタマイズ設定


G Suite のプランを Basic から Business へ上げて、チームドライブを利用できるようになったので、導入過程で有効にしたカスタマイズ設定をご紹介します。

G Suite の前提知識

Business プランから使える

チームドライブは Basic プランでは利用できず、Business から利用できます。

チームドライブの入門記事

G Suite 公式のスタートガイドとヘルプ記事があります。以下の2つの記事に沿って、設定や理解を深めていけば問題なく理解できると思います。

チームドライブの設定

チームドライブの設定ですが、基本的に チームドライブを管理する – G Suite 管理者 ヘルプ に沿ってデフォルト通りに設定しましたが、一部以下の設定を有効にしました。

ユーザーに他のユーザーのファイルをチームドライブに移動することを許可する

[ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] を有効にしました。

Google 管理コンソール(admin.google.com)で次の操作を行います。
[アプリ] > [G Suite] > [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
[移行設定] をクリックします。
[ユーザー オプション] の横にある [ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] を選択します。
[保存] をクリックします。

チームドライブにコンテンツを移行する – G Suite 管理者 ヘルプ

理由としては、途中からチームドライブを導入したので、今まで利用してきた Google ドキュメントやシートなどを各自でチームドライブへ移行してもらうためには [ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] を有効にするのは、必須要件だからです。

会社の創業時からチームドライブが利用できるなら、[ユーザーにチームドライブへのファイルの移行を許可します] は無効でも良いかもしれません。

管理者による移行の権限をユーザーに委任する

[チームドライブへのファイルやフォルダの移動] の役割を [カスタムの役割を作成] して、各部署の責任者へ付与しました。

Google 管理コンソール に管理者アカウントでログインします。

  1. 管理コンソールのホームページから、[ユーザー] にアクセスします。
  2. ユーザーの名前をクリックして、そのユーザーのアカウント ページを開きます。
  3. [管理者の役割と権限] をクリックします。
    • [管理者の役割と権限] が表示されていない場合は、画面下部の [その他の設定] をクリックします。
    • ユーザーの現在の役割で付与された権限を表示するには、[権限を表示] をクリックします。
  4. [カスタムの役割を作成] をクリックします。
  5. ヒント: 詳しくは、カスタムの管理者の役割を作成するをご覧ください。

  6. [権限] タブで [サービス] 次へ [ドライブとドキュメント] 次へ [チームドライブへのファイルやフォルダの移動] チェックボックスをオンにします。
  7. [変更を保存] をクリックします。

チームドライブにコンテンツを移行する – G Suite 管理者 ヘルプ

理由としては、フォルダ単位で移動できたほうが簡単だからです。

また、カスタム管理者を各部署の責任者だけに限定したのは、権限の付与がユーザー単位でしか指定できなかったので、全社員へ付与するのは G Suite 管理コンソールからだと手間だったというのも大きな理由です。もしかしたら API 経由だと一括付与できるのかもしれませんが、移行期だけに必要な権限なので、調べていません。

以上、G Suite チームドライブを活用していきたい現場からお送りしました。

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