G Suite で Google ドライブを社外や個人の Google アカウント (@gmail.com) へ共有する設定とルールについてご紹介します。
前提条件
[G Suite] ホワイトリスト登録済みドメインと Google ドライブの共有設定 をしているという前提です。
基本方針
共有ドライブを活用する
「マイドライブ」は極力利用せず、「共有ドライブ」を利用することを推奨します。
理由は、退職処理のときに困るためです。
社外への Google ドライブ共有
共通フロー
- 案件が決まったタイミングで、クライアントの Google アカウントをヒアリングする
- 案件ごとの共有ドライブを作成する
外部組織 G Suite アカウントを追加する場合
社員向けの依頼手順
- 共有ドライブに対象のアカウントを追加するだけでOKです
- もし、以下のようなエラーメッセージが表示された場合は、ドメインのホワイトリスト登録依頼を情シス担当者へしてください
[[email protected]](mailto:[email protected]) はホワイトリストに登録されているドメイン内の Google アカウントではないため、このアカウントとアイテムを共有することは ◯◯ の管理者が設定したポリシーにより禁止されています。
G Suite 管理者の作業手順
- 外部組織 G Suite アカウントのドメインをホワイトリストへ登録する https://admin.google.com/ac/domains/whitelisted
- 共有ドライブに対象のアカウントを追加する
個人 Google アカウント (@gmail.com) を追加する場合
社員向けの依頼手順
- 情シス担当者へご依頼ください
G Suite 管理者の作業手順
- 一時的に外部との共有をONにする
ドライブ ユーザーの共有権限を設定する - G Suite 管理者 ヘルプ - 共有ドライブに対象のアカウントを追加する
- 外部との共有をOFFに戻す
以上、G Suite で Google ドライブを Gmail アカウントへ共有する設定とルールを整備した、現場からお送りしました。